Stufe 1
KI-Potenzialanalyse
Im Handel entscheidet die Zahl der Vorgänge, nicht die Zahl der Ideen. Ich zähle Anfragen, Reklamationen und Artikelneuheiten eines Monats und sortiere danach.
Branche
6 Fälle
KI im Holzhandel und Baustoffhandel
KI im Holzhandel heißt nicht Roboter im Lager, sondern weniger Schreibarbeit im Büro. Ich zeige Händlern mit 5 bis 100 Mitarbeitern, welche sechs Aufgaben aus dem Tagesgeschäft sich heute mit KI verkürzen lassen, wie viele Minuten das je Vorgang spart und auf welcher Datenschutz-Stufe die jeweilige Aufgabe laufen darf.
Aus dem Alltag
Montag, 7:20 Uhr
Im Postfach liegen elf Anfragen vom Wochenende. Eine Zimmerei will Konstruktionsvollholz in vier Längen, ein Bauträger fragt nach Dämmung für 340 Quadratmeter, ein Privatkunde schickt ein Foto seiner Terrasse und fragt, was er braucht. Daneben liegt der Katalog eines Herstellers, dessen 60 neue Artikel bis Freitag im Onlineshop stehen sollen. Der Verkauf öffnet in vierzig Minuten.
Der größere Teil dieser Arbeit ist Textarbeit. Eine Anfrage lesen, die passenden Artikel finden, Preise übertragen, einen verständlichen Angebotstext formulieren. Ein Datenblatt öffnen, die Werte herausziehen, daraus einen Produkttext schreiben, der dem Kunden etwas sagt. Immer wieder dieselben Handgriffe, nur mit anderen Zahlen.
Genau diese Handgriffe übernimmt KI zuverlässig, wenn man ihr das Sortiment, den Tonfall und die Standardbedingungen des Hauses einmal beibringt. Was sie nicht übernimmt: die Entscheidung, welcher Preis für welchen Kunden gilt, und die Frage, ob die Ware am Donnerstag auf dem Hof steht. Die sechs Fälle unten sind deshalb bewusst auf Schreibarbeit beschränkt. Wie das Werkzeug dafür eingerichtet wird, steht unter Cloud-KI im Unternehmen einführen.
Sechs Anwendungsfälle
Aufgabe
Heute
Mit KI
Die folgenden sechs Aufgaben tauchen in fast jedem Holz- und Baustoffhandel auf, den ich gesehen habe. Die Minutenwerte sind Erfahrungswerte aus Gesprächen mit Betrieben und Richtwerte, keine Zusage. Was in Ihrem Haus tatsächlich herauskommt, klärt die KI-Potenzialanalyse anhand Ihrer eigenen Abläufe.
-
Fall 01
Produkttexte aus Lieferanten-Datenblättern
- Heute
- Ein Mitarbeiter öffnet das PDF des Herstellers, sucht Maße, Festigkeitsklasse und Einsatzbereich zusammen und schreibt daraus einen Shoptext. Bei 60 Neuheiten im Katalog zieht sich das über Wochen, meist bleibt es liegen.
- Mit KI
- Das Datenblatt geht in eine Vorlage, die Ihre Textstruktur kennt: Einleitung, Einsatzbereich, technische Daten als Liste, Hinweis zur Verarbeitung. Der Mitarbeiter prüft die Werte gegen das Datenblatt und gibt frei.
25 MIN6 MINStufe 1 · Cloud + AV
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Fall 02
Angebot aus einer Kundenanfrage
- Heute
- Anfrage lesen, Artikel im Warenwirtschaftssystem heraussuchen, Positionen tippen, Angebotstext formulieren, gegenlesen, versenden. Bei zehn Anfragen am Tag landet ein Teil davon regelmäßig nach Feierabend auf dem Schreibtisch.
- Mit KI
- Die Anfrage wird in eine vorbereitete Vorlage eingefügt. Die KI erkennt die genannten Mengen und Bauteile, ordnet sie Ihren Artikelbezeichnungen zu und formuliert das Anschreiben. Preise und Verfügbarkeit setzt der Verkauf.
40 MIN8 MINStufe 1 · Cloud + AV
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Fall 03
Datenblätter und Preislisten auswerten
- Heute
- Der Einkauf vergleicht drei Lieferantenlisten im PDF-Format nach Staffelpreisen, Mindestabnahme und Frachtkonditionen. Die Zahlen werden von Hand in eine Tabelle übertragen, dabei passieren Übertragungsfehler.
- Mit KI
- Die Listen laufen durch einen vorbereiteten Ablauf, der die relevanten Felder herauszieht und als Tabelle ausgibt. Der Einkauf prüft Auffälligkeiten stichprobenartig und entscheidet.
90 MIN20 MINStufe 2 · EU-Hosting
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Fall 04
Beiträge für Facebook und Instagram
- Heute
- Social Media macht jemand nebenbei, meist unregelmäßig. Ein Beitrag zur neuen Terrassendiele kostet eine halbe Stunde, weil Text, Hashtags und Bildauswahl von null entstehen. In der Saison fällt es als Erstes weg.
- Mit KI
- Aus einem Produkttext oder einem Foto vom Hof entstehen drei Textvarianten im Ton Ihres Hauses, dazu passende Hashtags mit regionalem Bezug. Ausgewählt und veröffentlicht wird weiterhin von Hand.
30 MIN7 MINStufe 1 · Cloud + AV
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Fall 05
Reklamationen strukturiert beantworten
- Heute
- Eine Reklamation zu verzogenen Rahmenhölzern kommt als lange Mail mit Fotos. Wer antwortet, muss sachlich bleiben, den Vorgang zuordnen und die nächsten Schritte benennen. Solche Mails bleiben oft zwei Tage liegen, weil sie Konzentration brauchen.
- Mit KI
- Die KI fasst den Vorgang zusammen, ordnet ihn Ihren Reklamationsgründen zu und entwirft eine Antwort nach Ihrem Muster: Sachverhalt, Prüfung, nächster Schritt, Termin. Der Sachbearbeiter korrigiert und schickt.
35 MIN10 MINStufe 1 · Cloud + AV
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Fall 06
Massenanfragen aus Ausschreibungen
- Heute
- Ein Leistungsverzeichnis mit 80 Positionen kommt als PDF. Jemand liest es durch, markiert die Positionen, die Ihr Sortiment betreffen, und überträgt sie in die Kalkulation. Das dauert einen halben Tag und passiert unter Zeitdruck.
- Mit KI
- Das Verzeichnis wird eingelesen, die für Sie relevanten Positionen werden markiert und mit Ihren Artikelgruppen vorbelegt. Unklare Positionen kennzeichnet die KI, statt zu raten. Kalkuliert wird weiterhin im Haus.
4 STD70 MINStufe 2 · EU-Hosting
Was das zusammen ergibt
Rechnung
Rechnen Sie die sechs Fälle grob zusammen, kommen Sie in einem Handel mit zwölf Leuten auf etwa sechs bis acht Stunden pro Woche. Das ist eine Orientierung, keine Zusage. Der größte Anteil steckt in den Angeboten, weil sie täglich anfallen, nicht in den Ausschreibungen, obwohl dort pro Vorgang mehr Zeit liegt.
Wichtiger als die Summe ist, wo die Zeit anfällt. Gewonnene Stunden im Verkauf zeigen sich sofort, weil Angebote noch am selben Tag rausgehen. Gewonnene Stunden im Einkauf zeigen sich erst in der nächsten Preisrunde. Welcher der sechs Fälle in Ihrem Haus zuerst trägt, hängt davon ab, wie oft er anfällt und wer ihn heute macht. Damit die Zeitersparnis auch bleibt, muss das Team die Vorlagen bedienen können, dafür gibt es die KI-Workshops für Mitarbeiter.
Belastbare Zahlen für Ihren Betrieb entstehen in der KI-Potenzialanalyse: Ich zähle die Vorgänge eines typischen Monats, stoppe die heutige Bearbeitungszeit und rechne gegen. Weitere Beispiele mit Zeitwerten stehen im Artikel KI-Anwendungsfälle im Handwerk und Holzhandel, auch die Fälle, in denen KI heute nicht weiterhilft.
Passende Leistungen
Stufe 2
KI-Workshops und Schulung
Verkauf, Einkauf und Marketing arbeiten mit unterschiedlichen Daten. Im Workshop lernt jedes Team an eigenen Vorgängen, was in die Cloud darf und was nicht.
Baustein
Cloud-KI einführen
Vier der sechs Fälle laufen auf Stufe 1. Dafür richte ich Cloud-KI mit Auftragsverarbeitungsvertrag ein und baue die Vorlagen für Produkttexte und Angebote.
Häufige Fragen
Zur Branche
Muss mein Warenwirtschaftssystem angebunden werden, damit KI im Holzhandel hilft?
Nein, für den Anfang nicht. Die meisten Zeitgewinne entstehen beim Formulieren von Angeboten, Produkttexten und Antworten, dafür genügt Kopieren und Einfügen in eine vorbereitete Vorlage. Eine Anbindung an die Warenwirtschaft lohnt erst, wenn ein Ablauf täglich läuft und stabil ist. Ich prüfe im Erstgespräch, ob Ihr System überhaupt eine Schnittstelle bietet, und sage offen, wenn der Aufwand größer wäre als der Nutzen.
Erfindet die KI technische Werte, wenn sie Produkttexte aus Datenblättern schreibt?
Sie kann es, deshalb baue ich den Ablauf so, dass sie es nicht muss. Die KI bekommt das Datenblatt als Quelle und die Anweisung, nur daraus zu schöpfen und fehlende Angaben als fehlend zu kennzeichnen, statt sie zu ergänzen. Trotzdem gilt: Festigkeitsklassen, Brandschutzangaben und Maße prüft ein Mitarbeiter gegen das Datenblatt, bevor der Text online geht. Dieser Kontrollschritt bleibt und ist in den Zeitwerten eingerechnet.
darf ich Lieferantenpreise und Konditionen in eine KI geben?
Nur auf einer passenden Stufe, und die ist hier Stufe 2 mit EU-Hosting. Einkaufskonditionen sind Geschäftsgeheimnisse, häufig zusätzlich vertraglich geschützt. Ein Rechenzentrum in der EU ohne Übermittlung in Drittländer ist dafür in der Regel vertretbar, ein kostenloser Cloud-Zugang mit Training an Ihren Eingaben nicht. Welche Stufe für welchen Fall gilt, lege ich schriftlich fest, damit im Team klar ist, was wohin darf.
Wie lange dauert es, bis der erste Anwendungsfall im Handel läuft?
Für einen einzelnen Fall wie Angebotsentwürfe rechnen Sie mit zwei bis vier Wochen ab Zusage. Der größere Teil davon ist Vorbereitung: Ich sammle zwanzig bis dreißig gute Beispiele aus Ihrem Haus, damit die Vorlage Ihr Sortiment und Ihren Ton trifft. Danach läuft eine Testphase mit einem Mitarbeiter, bevor die Abteilung dazukommt. Mehrere Fälle gleichzeitig zu starten empfehle ich nicht, weil dann keiner richtig eingeführt wird.
Merken Kunden, dass meine Produkttexte mit KI geschrieben sind?
Wenn Sie unbearbeitete Standardausgaben veröffentlichen, ja. Solche Texte klingen austauschbar, weil sie es sind. Der Unterschied entsteht durch Ihre Beispiele und Ihre Vorgaben: eigene Bezeichnungen, echte Einsatzhinweise aus dem Verkauf, der Verzicht auf Werbefloskeln. Ich baue die Vorlage aus Ihren besten vorhandenen Texten, dann liest sich das Ergebnis wie Ihr Haus und nicht wie ein Katalog von der Stange.
Was passiert mit Kundendaten aus Anfragen und Reklamationen?
Sie laufen auf Stufe 1 über einen Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, bei dem Ihre Eingaben nicht zum Training verwendet werden. Zusätzlich vereinbare ich eine einfache Regel im Team: Name und Bauvorhaben dürfen rein, Bankdaten und Bonitätsauskünfte nicht. Diese Regel steht auf einem Blatt neben dem Bildschirm, weil eine Richtlinie, die niemand liest, im Alltag nichts bewirkt.
Lohnt sich das auch für einen Baustoffhandel mit nur einem Standort?
Ja, oft sogar früher als bei mehreren Standorten. In kleinen Häusern schreibt der Inhaber die Angebote selbst und meist abends. Dort schlägt jede eingesparte Stunde sofort durch, und die Einführung geht schneller, weil weniger Abstimmung nötig ist. Ich starte in solchen Fällen mit einem einzigen Anwendungsfall, meist den Angeboten, und erweitere erst, wenn dieser stabil läuft.
Ist Ihr Betrieb bereit für KI?
Sie kennen Ihren Betrieb, ich kenne die Technik. In 45 Minuten am Telefon gehen wir Ihre Abläufe durch und finden die ersten Stellen, an denen sich KI lohnt. Kostenfrei und ohne Verpflichtung.