Stufe 1
KI-Potenzialanalyse
In der Verwaltung entscheidet die Trennung nach Fachbereich über Kosten und Zulässigkeit. Sie steht am Anfang, damit im Rat nicht über das ganze Haus diskutiert wird, sondern über einzelne Vorgänge.
Branche
5 Fälle
KI in der Kommunalverwaltung
KI in der Kommunalverwaltung lohnt sich zuerst dort, wo Texte entstehen, die ohnehin veröffentlicht werden: Bekanntmachungen, Sitzungsvorlagen, Antworten auf wiederkehrende Bürgerfragen. Im Sozialbereich gelten dagegen strengere Regeln als im Bauamt. Diese Seite trennt deshalb nach Fachbereich und nennt bei jedem Fall die Datenschutz-Stufe.
Aus dem Alltag
Montag, 8:00 Uhr
Die Gemeinde hat 4.200 Einwohner und elf Beschäftigte im Rathaus. Auf dem Tisch liegt das Protokoll der Ratssitzung von letzter Woche, drei Stunden Aufzeichnung, geschrieben ist nichts. Im Postfach stehen neunzehn Bürgeranfragen, davon acht zu Öffnungszeiten und Zuständigkeiten. Für ein Förderprogramm läuft am Freitag die Frist, und die Anlage 3 hat noch niemand gelesen. Die Stelle im Bauamt ist seit acht Monaten ausgeschrieben.
In kleinen Verwaltungen macht dieselbe Person mehrere Dinge, und der Ausfall einer Person legt einen ganzen Bereich still. Das unterscheidet die Gemeinde vom Landratsamt, und es ist der Grund, warum Entlastung hier stärker wirkt als anderswo.
Die Stellen sind ausgeschrieben und bleiben unbesetzt. Die Aufgaben werden trotzdem mehr.
Warum die Antwort je Fachbereich anders ausfällt
Zuerst
trennen
In der Verwaltung kommen zum Datenschutz zwei weitere Regelwerke hinzu. Amtsträger und für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichtete fallen unter § 203 Abs. 2 StGB. Für Sozialdaten gilt zusätzlich das Sozialdatengeheimnis nach § 35 SGB I in Verbindung mit den §§ 67 ff. SGB X, das engere Grenzen setzt als ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
Daraus folgt keine Grundsatzentscheidung für das ganze Haus, sondern eine Trennung nach Bereich:
| Bereich | Einordnung |
|---|---|
| Öffentliche Texte, Ratsarbeit, allgemeine Auskünfte | Geringer oder kein Personenbezug. Der günstige Einstieg, und der mit der schnellsten Wirkung. |
| Bauamt, Ordnungsamt, Standesamt | Personenbezug ja, Sozialdaten nein. Verarbeitung in der EU oder im eigenen Haus, je nach Vorgang. |
| Sozialamt, Jugendhilfe, Wohngeld | Sozialdatengeheimnis. Verarbeitung im eigenen Haus, alles andere gehört vorher geprüft. |
Diese Trennung ist der eigentliche Beratungsteil, und sie spart Geld, weil nicht das ganze Haus auf die teure Stufe muss. Die Einordnung zu § 203 steht ausführlich im Artikel KI und Schweigepflicht.
Fünf Anwendungsfälle
Aufgabe
Heute
Mit KI
Die Zeitwerte sind Richtwerte und keine Zusage. Was in Ihrer Verwaltung herauskommt, beziffert die KI-Potenzialanalyse an Ihren eigenen Vorgängen.
-
Fall 01
Sitzungsprotokoll aus der Aufzeichnung
- Heute
- Drei Stunden Sitzung ergeben sechs bis acht Stunden Schreibarbeit, verteilt über die Woche. Bis das Protokoll steht, ist die nächste Sitzung nah. Wer dabei war, erinnert sich unterschiedlich.
- Mit KI
- Aus der Aufzeichnung entsteht ein Entwurf mit Tagesordnungspunkten, Beschlüssen, Abstimmungsergebnissen und offenen Punkten. Nichtöffentliche Teile werden getrennt behandelt. Geprüft und verantwortet wird von der Schriftführung.
7 STD90 MINStufe 3 · im eigenen Haus
-
Fall 02
Wiederkehrende Bürgeranfragen
- Heute
- Von zwanzig Anfragen betreffen zwölf dieselben acht Themen: Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, benötigte Unterlagen, Gebühren. Jede wird einzeln beantwortet, oft von der Person, die gerade Zeit hat.
- Mit KI
- Anfragen werden nach Thema sortiert, zu den wiederkehrenden liegt ein Antwortentwurf mit den richtigen Formularen bereit. Abgeschickt wird nach Prüfung durch eine Person, nicht automatisch.
2 STD30 MINStufe 2 · EU-Hosting
-
Fall 03
Bekanntmachungen in verständlicher Sprache
- Heute
- Die Bekanntmachung ist rechtlich korrekt und für viele Bürger unlesbar. Es folgen Anrufe, in denen dasselbe mündlich erklärt wird. Eine zweite, verständliche Fassung schreibt niemand, weil die Zeit fehlt.
- Mit KI
- Zur amtlichen Fassung entsteht eine verständliche Zusammenfassung für Webseite und Aushang, auf Wunsch in einfacher Sprache. Die amtliche Fassung bleibt unverändert und maßgeblich.
45 MIN8 MINStufe 1 · Cloud + AV
-
Fall 04
Förderprogramme und Ausschreibungsunterlagen lesen
- Heute
- Die Richtlinie hat vierzig Seiten, die Anlagen noch einmal so viele. Ob die Gemeinde antragsberechtigt ist und was bis wann eingereicht werden muss, steht verstreut darin. Gelesen wird es meist zu spät.
- Mit KI
- Die Unterlagen werden auf die Fragen gelesen, die Sie stellen: Wer ist berechtigt, was wird gefördert, welche Fristen, welche Nachweise. Die Antworten nennen die Fundstelle, sodass sie nachprüfbar bleiben.
4 STD45 MINStufe 1 · Cloud + AV
-
Fall 05
Wissen halten, wenn jemand geht
- Heute
- Wie ein bestimmter Vorgang bearbeitet wird und warum eine Entscheidung vor zehn Jahren so ausfiel, weiß eine Person. Geht sie in Ruhestand, wird jeder Sonderfall neu erarbeitet, und manche Akte bleibt unverständlich.
- Mit KI
- Vorgänge, Beschlüsse und Begründungen werden fragbar gemacht, jede Antwort mit Verweis auf die Akte. Das Wissen der Erfahrenen wird vorher im Gespräch festgehalten.
EINEALLEStufe 3 · im eigenen Haus
Passende Leistungen
Baustein
Wissen sichern
Beschlüsse, Vorgänge und ihre Begründungen fragbar machen, bevor die Person in Ruhestand geht, die sie erklären kann. In kleinen Verwaltungen ist das eine einzige Person.
Stufe 2
KI-Workshops und Schulung
Die Kompetenzpflicht aus Artikel 4 der EU-KI-Verordnung gilt auch für öffentliche Stellen. Der Workshop läuft an echten Vorgängen aus Ihrem Haus, mit Teilnahmebescheinigung.
Häufige Fragen
Zur Branche
Darf eine Gemeindeverwaltung überhaupt KI einsetzen?
Ja, aber die Antwort unterscheidet sich nach Fachbereich. Für allgemeine Verwaltungsvorgänge gelten die üblichen Datenschutzregeln. Sobald Sozialdaten im Spiel sind, greift zusätzlich das Sozialdatengeheimnis nach § 35 SGB I in Verbindung mit den §§ 67 ff. SGB X. Für Amtsträger kommt § 203 Abs. 2 StGB hinzu. Deshalb trennt die Einführung nach Bereich, nicht nach Haus.
Wo fängt eine kleine Gemeinde am besten an?
Bei den Texten, die ohnehin veröffentlicht werden. Bekanntmachungen, Sitzungsvorlagen, Antworten auf wiederkehrende Bürgerfragen: Dort ist der Personenbezug gering und der Zeitgewinn sofort spürbar. Der Sozialbereich kommt später, wenn geklärt ist, wie dort verarbeitet werden darf. Diese Reihenfolge spart Diskussionen im Rat.
Was ist mit dem Ratsinformationssystem und Protokollen?
Sitzungsprotokolle sind ein guter Einstieg, weil vieles davon ohnehin öffentlich ist. Aus einer Aufzeichnung entsteht ein Entwurf mit Beschlüssen, Abstimmungsergebnissen und offenen Punkten. Nichtöffentliche Teile gehören getrennt behandelt. Die Verantwortung für das Protokoll bleibt bei der Schriftführung.
Verlieren wir dadurch Stellen?
In den meisten Verwaltungen ist das Gegenteil das Problem: Stellen sind ausgeschrieben und bleiben unbesetzt, während die Aufgaben zunehmen. KI verschiebt Arbeit vom Schreiben zum Prüfen. Wer Personalabbau plant, braucht keine KI, sondern eine Organisationsuntersuchung. Das ist eine andere Beratung.
Was sagen wir dem Datenschutzbeauftragten?
Am besten laden Sie ihn vorher ein statt hinterher. Was er wissen will, ist meist dasselbe: welche Daten fließen wohin, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange gespeichert, wer hat Zugriff. Diese vier Antworten bereite ich im Projekt ohnehin auf, weil sie auch für die Verfahrensverzeichnisse gebraucht werden.
Können mehrere Gemeinden das gemeinsam machen?
Das ist oft der sinnvollste Weg. Die Vorgänge in Nachbargemeinden ähneln sich stark, die Kosten für einen eigenen Server verteilen sich, und der Betrieb lässt sich bündeln. Was gemeinsam geht und was getrennt bleiben muss, hängt an den Zuständigkeiten und gehört vorher geklärt.
Ist Ihr Betrieb bereit für KI?
Sie kennen Ihren Betrieb, ich kenne die Technik. In 45 Minuten am Telefon gehen wir Ihre Abläufe durch und finden die ersten Stellen, an denen sich KI lohnt. Kostenfrei und ohne Verpflichtung.