Häufige Fragen zur KI-Beratung

Mit einer einzigen Aufgabe, die oft anfällt und viel Schreibarbeit kostet. In Handel, Handwerk und Bau ist das meist das Angebot aus einer Kundenanfrage oder die Beantwortung wiederkehrender Mails. Ein solcher Fall ist in wenigen Tagen aufgesetzt und im Betrieb sofort sichtbar. Welche Aufgabe in Ihrem Haus die richtige ist, klärt die Potenzialanalyse mit Zahlen statt mit Vermutungen.

Am Anfang steht ein kostenfreies Vorgespräch am Telefon von etwa 45 Minuten. Passt die Sache, folgt die Potenzialanalyse im Betrieb mit schriftlichem Bericht. Danach entscheiden Sie, ob geschult, gebaut oder beides gemacht wird. Zum Schluss steht die Frage, ob ich das System im Wartungsvertrag weiterbetreue. Jede Stufe ist einzeln buchbar und endet mit einem Ergebnis.

Nein, und ich rate davon ab. Ich setze einen Anwendungsfall auf, lasse ihn vier bis sechs Wochen im Echtbetrieb laufen und sehe mir an, was er wirklich bringt. Erst danach kommt der nächste dazu. So bleibt der Aufwand für Ihr Team überschaubar, und Sie können jederzeit stoppen, ohne dass ein halbfertiges System zurückbleibt.

Bei Cloud-Anwendungsfällen wie Angebotstexten oder Produktbeschreibungen meist innerhalb weniger Wochen nach dem Start. Anbindungen an Warenwirtschaft oder Handwerkersoftware brauchen länger, weil Schnittstellen und Rechte geklärt werden müssen. Lokale Installationen dauern am längsten, da Hardware beschafft und eingerichtet wird. Einen belastbaren Zeitplan bekommen Sie schriftlich, bevor Sie beauftragen.

Weil eine Zahl auf der Website für die Hälfte der Betriebe falsch wäre. Ein Handwerksbetrieb mit acht Leuten und ein Baustoffhändler mit zwei Standorten brauchen unterschiedlich viel Zeit. Jede Leistung läuft deshalb zum Festpreis, den Sie vor der Beauftragung schriftlich erhalten. Im kostenfreien Vorgespräch nenne ich die Spanne in fünf Minuten, ohne dass Sie sich zu etwas verpflichten.

Es gibt drei Blöcke. Einmalig fällt mein Aufwand für Analyse, Schulung und Umsetzung an. Laufend kommen Lizenzen für die eingesetzten Werkzeuge dazu, meist je Arbeitsplatz und Monat. Nur wenn Daten den Betrieb nicht verlassen dürfen, kommt Hardware hinzu, bei einem eigenen Server ab etwa 3.000 bis 8.000 Euro. Welche Blöcke bei Ihnen anfallen, steht im Analysebericht.

Das hängt daran, wie oft die Aufgabe anfällt. Ein Betrieb, der täglich zehn Angebote schreibt und je Angebot rund 30 Minuten spart, erreicht die Einsparung deutlich schneller als einer mit zwei Angeboten pro Woche. Als konservative Orientierung rechne ich mit 25 bis 35 Prozent Zeitersparnis bei Text- und Routineaufgaben. Die genaue Rechnung für Ihre Fälle steht im Bericht der Potenzialanalyse.

Der Wartungsvertrag deckt weniger Reparaturen ab als Pflege. Modelle werden ausgetauscht, Anbieter ändern Funktionen, Vorlagen passen nach einem halben Jahr nicht mehr zum Sortiment. Genau das halte ich aktuell. Es gibt drei Stufen, von reinen Updates bis zum festen Ansprechpartner mit Rufnummer. Wer darauf verzichten will, kann das tun und bekommt Hilfe dann nach Aufwand.

In vielen Fällen ja, wenn ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter besteht und die Nutzung im Betrieb geregelt ist. Entscheidend ist, welche Daten es sind. Name und Lieferadresse in einer Anfrage sind etwas anderes als eine Personalakte. Ich ordne jeden Anwendungsfall einer Datenschutz-Stufe zu und begründe, warum diese Stufe genügt.

Stufe 1 ist Cloud-KI mit Auftragsverarbeitungsvertrag: die Daten liegen beim Anbieter, die Modelle sind die stärksten am Markt, die Einstiegskosten gering. Stufe 2 ist EU-Hosting, also ein Rechenzentrum in der EU ohne Übermittlung in Drittländer. Stufe 3 heißt lokaler Betrieb auf einem Server in Ihrem Haus. Je höher die Stufe, desto höher die Kosten und desto schwächer die verfügbaren Modelle.

Bei den Geschäftskonten der großen Anbieter ist die Nutzung von Eingaben für das Training standardmäßig ausgeschlossen, bei privaten Konten oft nicht. Genau hier entstehen die meisten Fehler im Betriebsalltag: Jemand nutzt privat weiter, was er kennt. Ich richte die richtigen Konten ein, prüfe die Einstellung schriftlich und halte sie in einer kurzen betrieblichen Regel fest.

Wenn Daten den Betrieb rechtlich oder vertraglich nicht verlassen dürfen. Typisch sind Konstruktionsunterlagen fremder Auftraggeber, Personalakten und Nachkalkulationen. Für alles andere ist ein eigener Server meist zu teuer und liefert schwächere Ergebnisse. Oft lässt sich ein Anwendungsfall auch so zuschneiden, dass die sensiblen Teile im Haus bleiben und der Rest in der Cloud läuft.

Artikel 4 der EU-KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025 und verpflichtet Unternehmen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter zu sorgen. Er macht keine Ausnahme nach Branche oder Betriebsgröße. Sobald in Ihrem Haus KI beruflich genutzt wird, ist die Pflicht ein Thema. Eine konkrete Schulungsform schreibt die Verordnung nicht vor. Den Sachstand habe ich im Artikel zur KI-Kompetenzpflicht zusammengefasst.

Nach jedem Workshop erhalten die Teilnehmer eine Bescheinigung mit Datum, Dauer und Inhalten. Dazu bekommen Sie das Schulungsmaterial und eine Teilnehmerliste für Ihre Unterlagen. Sinnvoll ist zusätzlich eine kurze schriftliche Regel, wie KI im Betrieb genutzt werden darf. Ob das im Einzelfall genügt, bewertet Ihr Anwalt oder Datenschutzbeauftragter, denn ich leiste keine Rechtsberatung.

Der Grundlagen-Workshop dauert einen halben Tag und richtet sich an alle Mitarbeiter, der Praxis-Workshop einen ganzen Tag und richtet sich an ein Team oder eine Abteilung. Beide finden in Ihrem Betrieb statt. Sinnvoll sind Gruppen, in denen jeder selbst ausprobieren kann. Bei größeren Belegschaften teile ich auf mehrere Termine auf, statt den Raum zu füllen.

Ja, gerade dann. Ein Workshop ohne laufendes System klärt zuerst, was KI kann und was nicht, und stoppt die falschen Erwartungen in beide Richtungen. Danach entscheidet Ihr Team mit, welche Aufgabe zuerst angegangen wird. Das ist meist besser, als eine fertige Lösung von oben zu verordnen. Eine Potenzialanalyse ist keine Voraussetzung für den Workshop.

In aller Regel nicht. KI kommt neben Ihre Warenwirtschaft, Ihre Handwerkersoftware oder Ihr Dokumentenablagesystem und nicht an deren Stelle. Ob eine Anbindung möglich ist, hängt an den Schnittstellen Ihres Herstellers. Ich prüfe das vor der Beauftragung. Wo keine Schnittstelle existiert, arbeite ich mit Exporten oder Vorlagen weiter, statt Ihnen ein neues System zu verkaufen.

Das hängt an der Aufgabe und an der Datenschutz-Stufe, nicht am Markennamen. Für Texte und Angebote sind die großen Cloud-Modelle stark, für Office-Nähe spielt die vorhandene Umgebung eine Rolle, für sensible Daten kommen EU-Hosting oder lokale Modelle infrage. Ich habe keine Provisionsverträge mit Anbietern, deshalb steht in meiner Empfehlung eine Begründung und keine Marge.

Indem der Ablauf so gebaut ist, dass ein Mensch die kritischen Stellen sieht. Preise, Mengen und technische Werte lasse ich nicht frei formulieren, sondern aus Ihren Daten einsetzen. Vor dem Versand steht immer eine Freigabe durch die zuständige Person. Zusätzlich schule ich das Team darauf, woran unsichere Antworten erkennbar sind. Verantwortlich bleibt der Betrieb, nicht das Werkzeug.

Für Cloud-KI genügt ein üblicher Büroarbeitsplatz mit aktuellem Browser und normaler Internetverbindung. Besondere Rechner sind nicht nötig. Anders sieht es bei lokalem Betrieb aus, dafür braucht es einen Server mit passender Grafikhardware im Haus. Ob das in Ihrem Fall überhaupt nötig ist, kläre ich vorher, denn die Anschaffung ist der teuerste Schritt auf dem ganzen Weg.

Analyse und Workshops finden bei Ihnen vor Ort statt, weil ich sonst die Abläufe nicht sehen und die Leute nicht kennenlerne. Umsetzung und Abstimmung laufen zu großen Teilen digital, was Termine kurzfristiger möglich macht. Mein Sitz ist Erfurt, betreut wird ganz Thüringen. Für Betriebe außerhalb der Region entscheidet die Anfahrt, ob es sinnvoll ist.

Eine, und die spricht mit Ihnen. Scholz Marketing und Digitale Medien ist ein Einzelunternehmen in Erfurt, geführt von Martin Scholz. Sie sprechen mit der Person, die anschließend an Ihrem Projekt arbeitet, nicht mit einem Vertrieb, der danach übergibt. Wo ein Projekt über mein Fach hinausgeht, hole ich Fachleute aus meinem Netzwerk dazu und sage das offen. Ansprechpartner und Verantwortlicher bleibe ich.

Der Bericht der Potenzialanalyse gehört Ihnen und ist so geschrieben, dass ihn auch ein anderer Dienstleister umsetzen könnte. Zugänge, Konten und Lizenzen laufen auf Ihren Namen, nicht auf meinen. Prompt-Vorlagen und Dokumentation übergebe ich vollständig. Ein Wartungsvertrag ist ein Angebot und keine Bedingung. Ich halte Kunden über Ergebnisse, nicht über Abhängigkeit.

Das Erstgespräch dauert etwa 45 Minuten am Telefon und ist kostenfrei. Sie schildern, was Ihr Betrieb macht und wo es klemmt. Gemeinsam finden wir zwei oder drei Stellen, an denen KI ansetzen könnte, und ich sage Ihnen, welche Datenschutz-Stufe dort wahrscheinlich nötig ist. Was das einspart, rechnet erst die Potenzialanalyse aus. Wenn sich nichts lohnt, sage ich das ebenfalls.

Martin Scholz ist anerkannter und zertifizierter Sachverständiger für Online-Marketing (DGuSV). Diese Rolle verlangt Neutralität gegenüber Anbietern und eine Begründung, die vor Dritten Bestand hat. Praktisch heißt das: keine Provisionsverträge mit Softwareherstellern, gelesene Auftragsverarbeitungsverträge vor der Einführung und Empfehlungen, die Sie einem Dritten vorlegen können. Für einen Betrieb ohne IT-Abteilung ist das der Unterschied zwischen Beratung und Verkauf.