Baustein 1
Stufe 2 + 3
KI-Wissensdatenbank: Wissen im Unternehmen sichern
Eine KI-Wissensdatenbank macht das Wissen Ihres Unternehmens fragbar: Sie stellen eine Frage in normaler Sprache und bekommen die Antwort aus Ihren eigenen Unterlagen, mit Angabe, aus welchem Dokument sie stammt. Das lohnt sich für Betriebe, in denen erfahrene Leute in den nächsten Jahren aufhören, und für alle, in denen dieselben Fragen immer wieder derselben Person gestellt werden.
Warum dieser Baustein einen Termin hat
Zuerst
der Grund
Alles andere in diesem Bereich kann warten. Ein Meister, der in achtzehn Monaten aufhört, kann nicht warten.
In vielen Thüringer Betrieben tragen wenige Leute das Wissen, auf dem der Betrieb läuft. Warum bei einem bestimmten Kunden seit Jahren anders gearbeitet wird, warum eine Legierung dort nie funktioniert hat, wie Sonderanfertigungen unter zehn Stück kalkuliert werden: Das steht in keinem System, weil es nie eine Belegnummer hatte.
Wenn diese Person geht, geht es mit. Was bleibt, sind Ordner voller Dokumente, in denen die Begründung nicht steht. Genau deshalb steht dieser Baustein an erster Stelle und nicht der bequemere Einstieg über Cloud-KI.
Der Fehler, den fast alle machen
Weniger
statt mehr
Die üblichen Angebote am Markt klingen alle gleich: Laden Sie Ihre Dokumente hoch, die KI findet dann schon alles. Das ist der schnellste Weg zu einem System, dem niemand traut.
Wer zehntausend Dateien hineinkippt, bekommt nicht mehr Wissen, sondern unzuverlässigere Antworten. Zwischen der gültigen Preisliste und drei überholten Fassungen kann kein System entscheiden, wenn ihm niemand gesagt hat, welche gilt. Dasselbe gilt für Angebote, die nie zustande kamen, und für Arbeitsanweisungen, die seit dem Maschinenwechsel falsch sind.
Wissen entsteht durch Weglassen, nicht durch Sammeln.
Meine Arbeit besteht deshalb zum größeren Teil aus Aussortieren und Nachfragen und nur zum kleineren aus Technik. Das ist der Unterschied zu einem Werkzeug, das Sie kaufen und dann selbst füllen. Ein Werkzeug kann sich nicht mit Ihrem Meister hinsetzen.
Für wen sich das lohnt
Zwei
Fragen
Es hängt nicht an der Betriebsgröße. Es hängt an zwei Fragen, die Sie in einer Minute für sich beantworten können.
| Gibt es jemanden, dessen Wissen fehlen würde, wenn er morgen aufhört? | Dann ist es dringend, unabhängig von der Zahl der Mitarbeiter. |
|---|---|
| Werden dieselben Fragen immer wieder derselben Person gestellt? | Dann rechnet es sich schon über die eingesparten Unterbrechungen. |
| Keines von beidem? | Dann fangen Sie besser mit der Potenzialanalyse an. |
Besonders deutlich ist der Nutzen bei Zulieferern und technischen Dienstleistern. Wer Ausschreibungen bearbeitet, viele kleine Angebote schreibt und technische Unterlagen pflegt, hat genau die Dokumentendichte, aus der eine Wissensbasis lebt.
Was Sie bekommen
Ergebnis
Am Ende steht kein Programm, sondern ein Betrieb, in dem die Antworten auffindbar sind. Dazu gehören fünf Dinge:
- Ein Bestand, der bewusst klein gehalten ist Nur die Unterlagen, die im Alltag wirklich gebraucht werden. Veraltete Fassungen fliegen raus oder werden als überholt gekennzeichnet.
- Das Wissen aus den Köpfen, aufgeschrieben Ich setze mich mit den Erfahrenen zusammen und frage nach, bis die Begründungen festgehalten sind. Das ist der Teil, den kein Werkzeug übernimmt.
- Eine Suche, die Fragen beantwortet statt Dateien zu finden Gefragt wird in normaler Sprache. Niemand muss wissen, in welchem Ordner etwas liegt oder welches Wort im Dokument steht.
- Jede Antwort mit ihrer Quelle Daneben steht das Dokument, aus dem sie stammt. Wer die Antwort nicht glaubt, prüft sie in zwei Klicks nach.
- Eine Regel, was hineinkommt und wer was sieht Schriftlich, verständlich. Ohne diese Regel wächst der Bestand zu, und die Antworten werden mit jedem Monat schlechter.
Ablauf
4 Schritte
Der Aufwand steckt in den Schritten 1 und 2. Wer diese beiden überspringt, spart zwei Wochen und bekommt ein System, das rät.
-
Fragen sammeln, nicht Dateien
Wir fangen bei den Fragen an, die im Betrieb tatsächlich gestellt werden. Zehn bis zwanzig davon reichen, um zu erkennen, welche Unterlagen überhaupt gebraucht werden. Alles andere bleibt vorerst draußen.
-
Bestand sichten und ausdünnen
Was gilt, was ist überholt, was gibt es dreimal. Gemeinsam mit jemandem aus dem Betrieb, weil nur er weiß, welche Fassung die richtige ist. Hier fällt erfahrungsgemäß der größere Teil weg.
-
Wissen aus den Köpfen holen
Gespräche mit den Erfahrenen, entlang der Fragen aus Schritt 1. Ich frage nach Begründungen, nicht nach Abläufen: warum es so gemacht wird, nicht wie. Das Ergebnis wird aufgeschrieben und in den Bestand aufgenommen.
-
Einrichten, prüfen, übergeben
Getestet wird an den Fragen aus Schritt 1, deren richtige Antwort Sie bereits kennen. Erst wenn die stimmen, kommen die Leute dazu. Danach gehört der Bestand gepflegt, dafür gibt es den Wartungsvertrag.
Beispiel aus einem Zulieferbetrieb
Vorher
Nachher
Ein Betrieb fertigt Teile für wechselnde Auftraggeber. Bei einem Kunden wird seit Jahren mit einer anderen Beschichtung gearbeitet als sonst. Warum, weiß der Betriebsleiter, der in zwei Jahren aufhört. Die Begründung steht in einer E-Mail aus einem Reklamationsvorgang, den niemand mehr zuordnen kann.
Frage aus dem Arbeitsalltag
„Warum beschichten wir für diesen Kunden anders?"
- Heute
- Beim Betriebsleiter nachfragen. Ist er nicht da, wird nach Gefühl entschieden oder die Sache bleibt liegen. Ist er in Rente, weiß es niemand mehr, und der Fehler von damals passiert ein zweites Mal.
- Mit Wissensbasis
- Die Frage eintippen. Die Antwort nennt den Grund, daneben stehen die Reklamation von damals und das Prüfprotokoll. Wer will, liest nach.
Stufe 3 · Server im eigenen Haus
Der Unterschied ist hier keine gesparte Zeit, sondern eine Antwort, die es sonst nicht mehr gäbe. Weitere Aufgaben dieser Art stehen unter KI im Handwerk und KI im Bau.
Datenschutz-Einordnung
Stufe 2
oder 3
Stufe 3 · Server im eigenen Haus
In eine Wissensbasis fließt das Betriebskapital: Kalkulationen, Preise, Konstruktionsdaten, Kundenabsprachen. Das ist der Fall, in dem Stufe 3 nicht übertrieben ist, sondern angemessen. Der Satz „Ihre Kalkulation verlässt das Haus nicht" beendet die Diskussion, bevor sie anfängt.
Stufe 2 mit einem Rechenzentrum in der EU genügt, wenn die Unterlagen zwar intern, aber nicht geheim sind: Montageanleitungen, Prüfabläufe, Einarbeitung. Das ist deutlich günstiger, weil keine eigene Hardware nötig ist.
Welche Stufe passt, entscheide ich anhand Ihrer Daten und nicht anhand des Preises. Die Abwägung steht ausführlich unter lokale und EU-gehostete KI und im Artikel Lokale KI oder Cloud-KI.
Kosten
Einmalig
+ Pflege
Einrichtung nach Aufwand · Hardware nur bei Stufe 3
Der Aufwand hängt fast vollständig an den Schritten 2 und 3, also am Ausdünnen des Bestands und an den Gesprächen mit den Erfahrenen. Wie viel das ist, sieht man erst, wenn man den Bestand gesehen hat. Deshalb steht am Anfang immer eine Potenzialanalyse mit Kostenrahmen, bevor Sie sich festlegen.
Bei Stufe 3 kommt Hardware dazu, die Sie direkt kaufen. Ich schlage darauf nichts auf und vermittle sie nicht. Danach empfiehlt sich ein Wartungsvertrag, weil ein Bestand, den niemand pflegt, nach einem Jahr wieder rät.
Häufige Fragen
Zur
Wissensbasis
Müssen wir erst alle Unterlagen sortieren, bevor das losgeht?
Nein, und Sie sollten es auch nicht. Das Sortieren ist Teil meiner Arbeit, nicht Ihre Vorleistung. Ich sehe mir an, welche Unterlagen im Alltag tatsächlich gebraucht werden, und nehme nur die auf. Alles hineinzukippen wäre der häufigste Fehler: Je mehr veraltete und doppelte Dokumente drin liegen, desto unzuverlässiger werden die Antworten.
Was ist mit dem Wissen, das nirgends aufgeschrieben ist?
Das ist der eigentliche Grund für dieses Projekt. Warum bei einem bestimmten Kunden anders gearbeitet wird, steht in keiner Datei, sondern im Kopf von jemandem, der seit zwanzig Jahren dabei ist. Ich setze mich mit dieser Person hin und stelle Fragen, bis es aufgeschrieben ist. Das ist Beratungsarbeit, keine Software, und sie funktioniert nur, solange die Person noch im Betrieb ist.
Erfindet die KI Antworten, wenn sie etwas nicht findet?
Das System antwortet nur aus Ihren eigenen Unterlagen und nennt zu jeder Antwort das Dokument, aus dem sie stammt. Wer eine Antwort bekommt, kann sie in zwei Klicks nachprüfen. Findet es nichts, sagt es das, statt sich etwas auszudenken. Genau darauf achte ich beim Aufbau, denn eine Antwort, die niemand nachprüfen kann, ist im Zweifel wertlos.
Bleiben unsere Kalkulationen im Haus?
Ja, wenn Sie das wollen. In eine Wissensbasis fließen Angebote, Preise und Konstruktionsdaten, also genau die Unterlagen, bei denen sich Stufe 3 lohnt: ein Server in Ihrem Haus, Daten verlassen den Betrieb nicht. Wo es die Unterlagen zulassen, geht auch Stufe 2 mit einem Rechenzentrum in der EU, das ist deutlich günstiger. Welche Stufe passt, entscheide ich anhand Ihrer Daten, nicht anhand des Preises.
Was ist der Unterschied zur Suche auf unserem Dateiserver?
Die Suche findet Dateien, wenn Sie das richtige Wort treffen. Die Wissensbasis beantwortet die Frage. Wer nach "Beschichtung Kunde Meyer" sucht, bekommt vom Dateiserver vierzig Treffer und muss sie durchlesen. Auf die Frage, warum dort die Beschichtung gewechselt wurde, kommt die Antwort in einem Satz, mit der Mail und dem Prüfprotokoll daneben.
Was passiert, wenn ein Dokument veraltet ist?
Veraltete Unterlagen sind das größte Risiko, deshalb gehört zur Einrichtung eine Regel, was gilt und was ausgemustert wird. Preislisten und Arbeitsanweisungen bekommen ein Datum, ältere Fassungen werden aussortiert oder als überholt gekennzeichnet. Weil jede Antwort ihre Quelle nennt, sehen Sie sofort, wenn sich das System auf etwas Altes stützt. Im Wartungsvertrag halte ich das nach.
Lohnt sich das schon bei fünfzehn Mitarbeitern?
Es hängt nicht an der Zahl der Mitarbeiter, sondern an zwei anderen Fragen. Erstens: Gibt es jemanden, dessen Wissen fehlen würde, wenn er morgen aufhört? Zweitens: Werden dieselben Fragen immer wieder derselben Person gestellt? Wenn beides zutrifft, lohnt es sich bei fünfzehn Leuten genauso wie bei achtzig. Wenn keines zutrifft, fangen Sie besser mit der Potenzialanalyse an.
Ist Ihr Betrieb bereit für KI?
Sie kennen Ihren Betrieb, ich kenne die Technik. In 45 Minuten am Telefon gehen wir Ihre Abläufe durch und finden die ersten Stellen, an denen sich KI lohnt. Kostenfrei und ohne Verpflichtung.