Baustein 2
Stufe 1
Claude, ChatGPT und Copilot im Unternehmen einführen
Claude, ChatGPT oder Microsoft Copilot im Unternehmen einführen heißt mehr, als Konten anzulegen. Ich wähle das passende Werkzeug aus, schließe den Auftragsverarbeitungsvertrag, kläre Rollen und Rechte und baue die Vorlagen, mit denen Ihr Team am Montag tatsächlich arbeitet.
Welches Werkzeug passt zu Ihnen?
Auswahl
Es gibt kein bestes Werkzeug, sondern eines, das zu Ihrer vorhandenen Software passt. Wer bereits vollständig in Microsoft 365 arbeitet, fährt mit Copilot oft besser als mit dem technisch stärkeren Konkurrenten.
Ich bin an keinen Anbieter gebunden und verdiene an keiner Lizenz. Das ist der praktische Teil des Sachverständigen-Hintergrunds: Toolauswahl nach Eignung, nicht nach Provision.
| Passt gut, wenn | Werkzeug |
|---|---|
| Ihr Betrieb komplett in Microsoft 365 arbeitet und KI in Outlook, Word und Teams sitzen soll | Microsoft Copilot |
| Sie längere Dokumente auswerten, eigene Vorlagen bauen und Abläufe automatisieren wollen | Claude |
| Sie ein breit bekanntes Werkzeug brauchen, das jeder im Team schon einmal gesehen hat | ChatGPT |
| Ihre Daten die EU nicht verlassen dürfen | Keines der drei. Dann gilt Stufe 2 oder 3. |
Was Sie bekommen
Ergebnis
Am Ende steht kein Zugang, sondern ein eingerichteter Arbeitsplatz. Dazu gehören fünf Dinge:
- Firmenkonten statt privater Zugänge Getrennt vom Privatgebrauch, mit zentraler Verwaltung. Wer geht, verliert den Zugang, und die Vorlagen bleiben im Betrieb.
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO Abgeschlossen und abgelegt, mit der passenden Konfiguration: Training mit Ihren Daten abgeschaltet, Speicherfristen gesetzt.
- Rollen und Rechte Wer darf was, welche Abteilung sieht welche Vorlagen. In kleinen Betrieben zwei Rollen, in größeren mehr.
- Eine Prompt-Bibliothek für Ihre wiederkehrenden Aufgaben Angebotstexte, Kundenmails, Produktbeschreibungen, Social-Media-Beiträge, Reklamationsantworten. Jede Vorlage kennt Sortiment, Tonfall und Standardformulierungen des Hauses.
- Eine schriftliche Regel, welche Daten hinein dürfen Zwei Seiten, verständlich, im Betrieb ausgehängt. Ohne diese Regel entscheidet jeder Mitarbeiter selbst, und das geht irgendwann schief.
Ablauf
4 Schritte
Von der Entscheidung bis zum produktiven Einsatz vergehen in der Regel zwei bis vier Wochen. Der größte Teil davon ist Vorlagenbau, nicht Technik.
-
Bestand prüfen
Was ist schon da? Viele Betriebe haben KI-Funktionen bereits in ihrer vorhandenen Software bezahlt, ohne es zu wissen. Ich schaue zuerst dort nach, bevor ich etwas Neues vorschlage.
-
Werkzeug wählen und Verträge klären
Auswahl nach Eignung, Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen, Einstellungen zu Datenverwendung und Speicherfristen prüfen und dokumentieren.
-
Vorlagen bauen und testen
Ich nehme Ihre echten Beispiele und baue daraus Vorlagen. Getestet wird an alten Vorgängen, deren richtiges Ergebnis Sie bereits kennen.
-
Einweisen und übergeben
Kurze Einweisung für die Leute, die damit arbeiten, plus die schriftliche Regel. Wer eine ausführliche Schulung braucht, kombiniert das mit einem Praxis-Workshop.
Beispiel aus dem Baustoffhandel
Vorher
Nachher
Ein Händler bekommt regelmäßig Reklamationen zu Lieferungen. Die Antwort muss sachlich bleiben, den Vorgang korrekt wiedergeben und trotzdem freundlich klingen. Das kostet Zeit, weil niemand gern Reklamationen schreibt und die Aufgabe deshalb liegen bleibt.
Vorlage aus der Prompt-Bibliothek
Antwort auf eine Reklamation
- Heute
- Vorgang heraussuchen, Sachverhalt zusammenfassen, Formulierung abwägen, Rücksprache mit dem Lager, Antwort schreiben.
- Mit KI
- Reklamation und Lieferschein in die Vorlage einfügen. Die Vorlage erzeugt einen Antwortentwurf mit Sachstand, Lösungsvorschlag und dem Tonfall des Hauses. Der Mitarbeiter prüft, ergänzt die kaufmännische Entscheidung und versendet.
Stufe 1 · Cloud + AV-Vertrag
Die kaufmännische Entscheidung trifft weiterhin der Mensch. Die KI übernimmt das Formulieren, nicht das Entscheiden. Weitere Aufgaben dieser Art stehen unter KI im Holz- und Baustoffhandel.
Datenschutz-Einordnung
Stufe 1
Stufe 1 · Cloud + AV-Vertrag
Cloud-KI ist Stufe 1. Das ist keine Notlösung, sondern für die meisten Aufgaben im Betrieb die richtige Wahl: beste Modellqualität, geringste Kosten, kein eigener Server. Voraussetzung sind drei Dinge, die ich mit einrichte.
- Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter Ohne ihn ist der Einsatz im Betrieb nicht zulässig, wenn personenbezogene Daten im Spiel sind.
- Training mit Ihren Eingaben abgeschaltet Bei Geschäftskonten ist das üblicherweise möglich und muss aktiv gesetzt werden.
- Eine Regel, welche Daten nicht hinein dürfen Konstruktionszeichnungen, Personalakten, vollständige Kalkulationen bleiben draußen.
Wenn Ihr Kerngeschäft genau mit diesen Daten arbeitet, führt der Weg zu lokaler oder EU-gehosteter KI. Die Abwägung dazu steht im Artikel Lokale KI oder Cloud-KI.
Kosten
Einmalig
+ Lizenz
Einrichtung nach Aufwand · Lizenzen zahlen Sie direkt
Die Einrichtung wird einmalig nach Aufwand angeboten und hängt davon ab, wie viele Vorlagen entstehen sollen. Die Lizenzgebühren der Anbieter zahlen Sie direkt an diese, in der Regel als Monatsbetrag je Arbeitsplatz.
Ich schlage auf Lizenzen nichts auf und vermittle sie nicht. Das hält die Empfehlung sauber: Ich habe nichts davon, wenn Sie mehr Plätze buchen als nötig.
Häufige Fragen
Zu Cloud-KI
Welches KI-Werkzeug ist das beste für einen kleinen Betrieb?
Das, welches zu Ihrer vorhandenen Software passt. Wer ohnehin in Microsoft 365 arbeitet, hat mit Copilot kurze Wege, weil die Funktion direkt in Outlook und Word sitzt. Wer eigene Vorlagen bauen und längere Dokumente auswerten will, fährt mit Claude besser. Ich bin an keinen Anbieter gebunden und verdiene an keiner Lizenz.
Reicht ein normales ChatGPT-Konto für den betrieblichen Einsatz?
Nein. Private Konten bieten keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Vorlagen bleiben beim Mitarbeiter statt im Betrieb. Wenn jemand geht, gehen die Vorlagen mit. Für den betrieblichen Einsatz brauchen Sie Firmenkonten mit zentraler Verwaltung, abgeschaltetem Training und geregelten Zugriffsrechten.
Werden meine Eingaben zum Training des KI-Modells verwendet?
Bei Geschäftskonten der großen Anbieter lässt sich das abschalten, und ich schalte es ab. Die Einstellung ist allerdings nicht überall standardmäßig gesetzt, deshalb prüfen und dokumentiere ich sie bei der Einrichtung. Bei privaten Konten sieht das oft anders aus, was ein weiterer Grund für Firmenkonten ist.
Was ist eine Prompt-Bibliothek und warum brauche ich eine?
Eine Prompt-Bibliothek ist eine Sammlung fertiger Anweisungen für Ihre wiederkehrenden Aufgaben. Statt dass jeder Mitarbeiter jedes Mal neu formuliert, öffnet er die Vorlage für Angebotstexte und fügt die Anfrage ein. Das Ergebnis wird dadurch gleichmäßig, klingt nach Ihrem Haus und ist unabhängig davon, wer sie bedient.
kann ich die Vorlagen später selbst ändern?
Ja, und das sollen Sie auch. Die Vorlagen sind in verständlicher Sprache geschrieben, nicht in Code. Wenn sich Ihr Sortiment ändert oder eine Formulierung nicht mehr passt, ändert das jemand aus Ihrem Team in wenigen Minuten. Ich zeige bei der Übergabe, wie das geht.
Wie lange dauert die Einführung von Cloud-KI?
In der Regel zwei bis vier Wochen von der Entscheidung bis zum produktiven Einsatz. Der größte Teil davon ist nicht Technik, sondern Vorlagenbau und Abstimmung, welche Formulierungen im Haus üblich sind. Die reine Einrichtung der Konten und Verträge ist an einem Tag erledigt.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter versehentlich sensible Daten eingibt?
Genau deshalb gehört zur Einführung eine schriftliche Regel, welche Daten hinein dürfen und welche nicht, plus eine kurze Einweisung. Passiert es trotzdem, lassen sich Verläufe bei Geschäftskonten löschen und Speicherfristen begrenzen. Wichtiger als die Technik ist aber, dass die Leute die Grenze kennen, bevor sie anfangen.
Ist Ihr Betrieb bereit für KI?
Sie kennen Ihren Betrieb, ich kenne die Technik. In 45 Minuten am Telefon gehen wir Ihre Abläufe durch und finden die ersten Stellen, an denen sich KI lohnt. Kostenfrei und ohne Verpflichtung.