Stufe 1
1 bis 2 Tage
KI-Potenzialanalyse für Ihr Unternehmen
Die KI-Potenzialanalyse ist ein Termin von ein bis zwei Tagen in Ihrem Unternehmen, an dessen Ende Sie schwarz auf weiß wissen, welche drei bis fünf Aufgaben sich mit KI lohnen, wie viel Zeit das spart und was die Umsetzung kostet. Sie ist der Einstieg für Betriebe, die von KI gehört haben und wissen wollen, was davon für sie gilt.
Für wen
Passt,
wenn
Die Analyse passt für Betriebe mit 5 bis 100 Mitarbeitern, in denen viel geschrieben, kalkuliert und dokumentiert wird. Also für Handel, Handwerk, Bau und regionale Dienstleister.
- Sie haben KI ausprobiert, aber es blieb beim Ausprobieren. Einzelne im Team nutzen ChatGPT privat, im Betrieb ändert das nichts.
- Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen. Es gibt zu viele Werkzeuge und zu wenig Zeit, sie zu vergleichen.
- Sie haben Sorge um Ihre Daten. Kalkulationen und Kundendaten sollen nicht irgendwo landen.
- Sie wollen Zahlen, bevor Sie Geld ausgeben. Kein Projekt ohne belastbaren Kostenrahmen.
Nicht sinnvoll ist die Analyse, wenn Sie bereits genau wissen, welchen Prozess Sie automatisieren wollen. Dann steigen Sie direkt in die Implementierung ein und sparen sich den Zwischenschritt.
Was Sie bekommen
Ergebnis
Sie bekommen einen schriftlichen Bericht, mit dem Sie ohne mich weiterarbeiten könnten. Er enthält vier Teile:
- Drei bis fünf Anwendungsfälle, nach Nutzen sortiert Jeder mit der Aufgabe von heute, dem Ablauf mit KI und der geschätzten Zeitersparnis in Minuten pro Vorgang.
- Eine Datenschutz-Einstufung je Anwendungsfall Cloud mit Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-Hosting oder lokal im Betrieb. Mit Begründung, warum diese Stufe und keine höhere.
- Einen Kostenrahmen für die Umsetzung Getrennt nach einmaligem Aufwand und laufenden Kosten, inklusive Lizenzen und gegebenenfalls Hardware.
- Eine Empfehlung, womit Sie anfangen Ein Anwendungsfall, der schnell läuft und im Betrieb sichtbar wird. Nicht der größte, sondern der, der trägt.
Der Bericht gehört Ihnen. Wenn Sie ihn einem anderen Dienstleister vorlegen wollen, ist das in Ordnung. Ich schreibe ihn so, dass er auch ohne mich verständlich bleibt.
Ablauf
4 Schritte
Der Ablauf ist immer gleich, damit Sie planen können. Zwischen Vorgespräch und Bericht liegen in der Regel zwei bis drei Wochen.
-
Vorgespräch am Telefon, etwa 45 Minuten
Ich kläre, was Ihr Betrieb macht, wo es klemmt und ob eine Analyse überhaupt lohnt. Wenn nicht, sage ich das. Kostenfrei und ohne Verpflichtung.
-
Prozesse sichten im Betrieb, ein bis zwei Tage
Ich sehe mir an, wie bei Ihnen Angebote entstehen, wie die Auftragsabwicklung läuft, wie Kundenkommunikation, Dokumentation und Marketing organisiert sind. Dabei spreche ich mit den Leuten, die die Arbeit tatsächlich machen, nicht nur mit der Geschäftsführung.
-
Auswerten und beziffern
Ich rechne jeden Anwendungsfall durch: Wie oft fällt die Aufgabe an, wie lange dauert sie heute, wie lange mit KI. Daraus entsteht die Reihenfolge. Parallel stufe ich jeden Fall nach Datenschutz ein.
-
Bericht übergeben und besprechen
Sie bekommen den Bericht schriftlich und ich gehe ihn gemeinsam durch, damit Rückfragen sofort geklärt sind. Danach entscheiden Sie, ob und womit es weitergeht.
Beispiel aus dem Baustoffhandel
Vorher
Nachher
Ein Baustoffhändler mit zwölf Mitarbeitern bekommt täglich zwischen acht und fünfzehn Anfragen per Mail. Jede wird gelesen, Preise werden im Warenwirtschaftssystem gesucht, dann entsteht ein Angebotstext. Das dauert pro Anfrage etwa 40 Minuten und passiert oft nach Feierabend.
Anwendungsfall 1 von 5
Angebot aus einer Kundenanfrage
- Heute
- Anfrage lesen, Artikel und Preise heraussuchen, Text formulieren, gegenlesen, versenden.
- Mit KI
- Anfrage in die vorbereitete Vorlage einfügen, Positionen prüfen, ergänzen, versenden. Die Vorlage kennt Sortiment, Tonfall und Standardbedingungen des Hauses.
Stufe 1 · Cloud + AV-Vertrag
Bei zehn Anfragen am Tag sind das gut fünf Stunden pro Woche, die zurück ins Tagesgeschäft gehen. Die Analyse beziffert genau das, für jeden gefundenen Anwendungsfall. Mehr Beispiele aus dieser Branche stehen auf der Seite KI im Holz- und Baustoffhandel.
Datenschutz-Einordnung
3 Stufen
Jeder Anwendungsfall bekommt in der Analyse eine von drei Datenschutz-Stufen. Das ist das eigentliche Beratungsergebnis, denn davon hängen Kosten und Aufwand ab.
| Stufe | Wo die Daten liegen | Typische Anwendungsfälle |
|---|---|---|
| 1 · Cloud + AV | Rechenzentrum des Anbieters, abgesichert per Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO | Produkttexte, Angebotsentwürfe, Kundenmails, Social Media |
| 2 · EU-Hosting | Rechenzentrum in der EU, meist Deutschland, ohne Übermittlung in Drittländer | Kalkulationen, Lieferantendaten, interne Dokumentation |
| 3 · Lokal | Eigener Server im Betrieb, die Daten verlassen das Haus nicht | Konstruktionsdaten, Personalakten, Verträge, Nachkalkulation |
Ich empfehle die niedrigste Stufe, die für den jeweiligen Fall vertretbar ist. Stufe 3 kostet Hardware und liefert schwächere Modelle als die großen Cloud-Anbieter. Wer alles lokal betreibt, zahlt doppelt: einmal in Euro und einmal in Qualität. Die Hintergründe stehen ausführlich unter Lokale und EU-gehostete KI.
Kosten
Festpreis
Festpreis nach Betriebsgröße · auf Anfrage
Die Potenzialanalyse läuft zum Festpreis, den Sie vor der Buchung schriftlich bekommen. Er richtet sich nach Betriebsgröße, Zahl der zu sichtenden Abläufe und Anfahrt. Ein Nachschlag während des Projekts ist ausgeschlossen.
Warum hier keine Zahl steht: Ein Handwerksbetrieb mit acht Leuten und ein Baustoffhändler mit zwei Standorten brauchen unterschiedlich viel Zeit. Eine Zahl auf der Website wäre für einen von beiden falsch. Im Vorgespräch nenne ich sie in fünf Minuten.
Häufige Fragen
Zur Analyse
Wie lange dauert eine KI-Potenzialanalyse?
Vor Ort bin ich ein bis zwei Tage, je nach Betriebsgröße und Zahl der Abläufe. Dazu kommen das Vorgespräch am Telefon und die Auswertung im Büro. Von der Zusage bis zum fertigen Bericht vergehen in der Regel zwei bis drei Wochen. Wenn es schneller gehen muss, sagen Sie Bescheid, meist lässt sich das einrichten.
Wie viele Mitarbeiter muss ich dafür abstellen?
Deutlich weniger, als die meisten befürchten. Ich brauche ein längeres Gespräch mit der Geschäftsführung und jeweils 30 bis 60 Minuten mit den Leuten, die die betreffenden Aufgaben täglich machen. Der Betrieb läuft daneben weiter. Insgesamt binde ich pro Mitarbeiter selten mehr als eine Stunde.
muss ich Zugriff auf meine Systeme geben?
Nein. Ich schaue mit, während Ihre Leute arbeiten, und lasse mir Abläufe zeigen. Zugangsdaten brauche ich dafür nicht. Wenn Sie mir Beispieldokumente überlassen wollen, etwa ein anonymisiertes Angebot, hilft das bei der Einschätzung, ist aber freiwillig.
Was passiert mit den Informationen aus meinem Betrieb?
Sie bleiben bei mir und fließen ausschließlich in Ihren Bericht. Ich schließe auf Wunsch eine Vertraulichkeitsvereinbarung ab, bevor ich komme. Erkenntnisse aus Ihrem Betrieb landen weder in Referenztexten noch bei anderen Kunden, solange Sie das nicht ausdrücklich freigeben.
bin ich nach der Analyse verpflichtet, die Umsetzung bei Ihnen zu beauftragen?
Nein. Der Bericht gehört Ihnen und ist so geschrieben, dass auch ein anderer Dienstleister damit arbeiten kann. Ich halte das für den ehrlicheren Weg: Eine Analyse, die zwangsläufig auf das eigene Angebot zuläuft, ist keine Analyse, sondern ein Verkaufsgespräch.
Lohnt sich das auch für einen Betrieb mit acht Mitarbeitern?
Oft gerade dann. In kleinen Betrieben macht der Chef die Angebote selbst, meist abends. Dort schlägt jede eingesparte Stunde unmittelbar durch. Die Analyse fällt entsprechend kompakter aus und kostet weniger als bei einem Betrieb mit mehreren Standorten.
Was ist, wenn sich am Ende herausstellt, dass KI bei mir nichts bringt?
Dann steht das genau so im Bericht. Das kommt vor, etwa wenn ein Betrieb kaum schriftlich arbeitet oder die Abläufe bereits gut automatisiert sind. Diesen Fall kläre ich möglichst schon im kostenfreien Vorgespräch, damit Sie gar nicht erst für eine Analyse zahlen, die Ihnen nichts sagt.
Bekomme ich auch eine Einschätzung zu bestehenden Werkzeugen?
Ja. Viele Betriebe haben bereits Microsoft 365, ein Warenwirtschaftssystem oder eine Handwerkersoftware im Einsatz, in denen KI-Funktionen stecken. Ich prüfe zuerst, was davon nutzbar ist, bevor ich etwas Neues vorschlage. Manchmal ist die günstigste Lösung eine, die Sie schon bezahlen.
Ist Ihr Betrieb bereit für KI?
Sie kennen Ihren Betrieb, ich kenne die Technik. In 45 Minuten am Telefon gehen wir Ihre Abläufe durch und finden die ersten Stellen, an denen sich KI lohnt. Kostenfrei und ohne Verpflichtung.